採用サイト制作の成功を左右する。RFP（提案依頼書）の書き方と押さえたいポイント

採用サイトを制作するとき、制作会社に依頼する前に「どのようなサイトを作りたいのか」を整理しておくことが重要です。
しかし、目的やターゲット、必要なコンテンツなどが曖昧なまま制作会社を探し始めると、提案内容を比較しにくくなったり、完成後に「イメージと違った」と感じたりすることがあります。

そこで活用したいのが、RFP（提案依頼書）です。
RFPに採用サイト制作の目的や現状の課題、希望する内容などを整理しておくことで、制作会社との認識を合わせやすくなります。
本記事では、採用サイト制作におけるRFPの役割や盛り込みたい項目、作成するときのポイントについて解説します。

採用サイト制作でRFPが重要な理由

RFPとは？採用サイト制作で作成する目的

RFP（Request for Proposal）とは、制作会社などに対して、自社の要望や課題を伝え、具体的な提案を依頼するための資料です。
採用サイトの制作では、サイトを作る目的やターゲット、必要なコンテンツ、予算、スケジュールなどをまとめます。
RFPを作成する目的は、単に制作会社へ要望を伝えることだけではありません。社内で採用サイトを制作する目的や課題を整理するきっかけにもなります。

制作会社との認識を合わせやすくなる

採用サイト制作では、「若い人に向けたサイトにしたい」「会社の魅力を伝えたい」といった抽象的な要望だけでは、企業と制作会社の認識がずれてしまうことがあります。
RFPに「誰に向けて」「何を伝えたいのか」「現在どのような課題があるのか」まで整理しておけば、制作会社も目的を踏まえた提案をしやすくなります。
制作開始前に方向性を共有しておくことで、後から大きく内容を修正するリスクも抑えやすくなります。

複数の制作会社を比較しやすくなる

複数の制作会社に相談する場合も、同じRFPを渡すことで、それぞれの提案を比較しやすくなります。
制作会社によって提案内容や得意分野、制作体制などは異なります。
あらかじめ自社の条件や課題を共有しておけば、価格だけでなく、企画内容やデザイン、コンテンツ、サポート体制など、さまざまな観点から比較できます。

採用サイトのRFPに盛り込みたい基本項目

RFPには決まった形式があるわけではありません。
採用サイトの目的や規模によって必要な項目は変わりますが、まずは以下の内容を整理しておくとよいでしょう。

採用サイトを制作する目的・背景

最初に整理したいのが、「なぜ採用サイトを制作するのか」という目的です。
「応募者を増やしたい」「企業理解を深めてもらいたい」「現在の採用サイトが古くなった」など、制作に至った背景や解決したい課題を具体的に記載しましょう。
目的が明確であれば、制作会社も目的に合った構成やコンテンツを提案しやすくなります。

ターゲットとなる学生・求職者

誰に向けた採用サイトなのかも重要な情報です。
新卒採用なのか中途採用なのか、どのような職種を募集するのか、どのような学生や求職者を想定しているのかなどを整理します。
年齢や属性だけでなく、「仕事内容を詳しく知りたい」「職場の雰囲気を重視している」など、ターゲットが知りたい情報まで整理できると、より具体的な提案につながります。

採用したい人物像

採用サイトを通じて、どのような人に応募してほしいのかも記載しておきましょう。
「主体性がある人」「チームで仕事ができる人」といった人物像だけでなく、実際の仕事内容や活躍している社員の特徴なども参考にすると、制作会社がターゲットをイメージしやすくなります。

必要なコンテンツやページ

採用サイトに掲載したいコンテンツも整理しておきます。
会社概要や募集要項だけでなく、社員インタビュー、仕事紹介、キャリア、福利厚生、教育制度、数字で見る会社など、必要なページを洗い出しましょう。
ただし、すべてのページを企業側で決める必要はありません。「必要だと思うページ」と「制作会社から提案してほしいページ」を分けておくことで、制作会社のノウハウを活かした提案を受けやすくなります。

公開時期・スケジュール

いつまでに公開したいのか、採用活動のスケジュールに合わせて記載します。
公開希望日だけでなく、会社説明会やインターンシップ、求人情報の公開など、関連する予定があればあわせて共有しておきましょう。
制作会社側も、必要な制作期間や撮影、原稿の準備などを考慮したスケジュールを提案しやすくなります。

予算・制作条件

想定している予算や、制作に関する条件も可能な範囲で記載しておきましょう。
写真撮影や動画制作の有無、CMSの導入、スマートフォン対応、公開後の更新方法など、あらかじめ決まっている条件があれば共有します。
予算を明確にすることで、その範囲でどこまで実現できるかという具体的な提案を受けやすくなります。

RFPを書くときに押さえたい3つのポイント

「何を作るか」だけでなく「なぜ作るか」を伝える

RFPでは、「採用サイトをリニューアルする」「社員インタビューを掲載する」といった制作物だけでなく、その背景にある目的も伝えることが大切です。
例えば、「社員インタビューを増やしたい」という要望があった場合でも、「仕事内容が学生に伝わりにくい」という課題があるのか、「職場の雰囲気を知ってもらいたい」のかによって、必要な内容は変わります。
制作会社が目的まで理解できるようにしておくことで、より適した提案を受けやすくなります。

現状の課題や改善したいことを具体的にする

現在の採用活動で感じている課題も、できるだけ具体的に記載しましょう。
「応募者が少ない」「仕事内容が伝わっていない気がする」といった課題に加えて、「採用サイトは見られているが応募につながっていない」「説明会で仕事内容について質問されることが多い」など、実際に起きていることを書いておくと、制作会社が課題を把握しやすくなります。

課題を整理することで、採用サイトだけで解決するのか、動画やパンフレットなど他の採用ツールと組み合わせるのかといった選択肢も検討しやすくなります。

必須条件と制作会社から提案してほしいことを分ける

「必ず実現したいこと」と「制作会社から提案してほしいこと」を分けておくことも重要です。
例えば、「スマートフォン対応は必須」「社員インタビューは掲載したい」といった条件がある一方で、「どのようなページ構成がよいか」「どのような見せ方が効果的か」は制作会社に提案してもらうことができます。

すべてを細かく指定するのではなく、企業側で決めていることと、制作会社の提案に委ねる部分を整理しておくことで、双方の強みを活かしたサイト制作につながります。

RFPを作成した後に確認したいこと

社内で目的や要望を共有できているか確認する

RFPを制作会社へ渡す前に、社内で内容を確認しておきましょう。
採用担当者だけで作成していると、現場が求めている情報や経営層の考えが十分に反映されていないことがあります。
採用担当者や現場の担当者、必要に応じて経営層にも確認してもらい、採用サイトの目的や方向性を共有しておくことが大切です。

制作会社からの提案内容を比較する

複数の制作会社から提案を受ける場合は、見積金額だけで判断しないようにしましょう。
RFPに記載した課題に対してどのような提案をしているのか、ターゲットに合わせたコンテンツになっているか、制作後の運用まで考えられているかなどを確認します。
自社の目的を理解し、具体的な解決策を提案してくれる制作会社かどうかという視点も重要です。

制作会社との打ち合わせで内容をブラッシュアップする

RFPは、完成した資料を一方的に制作会社へ渡して終わりではありません。
制作会社との打ち合わせを通じて、内容を見直していくこともできます。
制作会社から「この情報があるとよりターゲットに伝わりやすい」「このページも必要ではないか」といった提案を受けることで、企業側では気づかなかった課題や情報が見つかることもあります。

RFPを制作会社とのコミュニケーションの土台として活用し、制作を進めながら内容を具体化していくことも大切です。

まとめ｜RFPで目的と要望を整理し、採用サイト制作を成功につなげよう

採用サイトの制作では、デザインや機能だけでなく、「誰に何を伝え、どのような採用成果につなげたいのか」を明確にしておくことが重要です。
RFPに制作の目的や背景、ターゲット、必要なコンテンツ、スケジュール、予算などを整理しておけば、制作会社との認識を合わせやすくなります。

また、複数の制作会社を比較する際にも、同じ条件で提案を受けられるため、自社に合った制作会社を検討しやすくなります。
RFPは、最初から完璧に作る必要はありません。まずは現在の採用活動で感じている課題や、採用サイトを通じて実現したいことを書き出すところから始めてみましょう。

制作会社との打ち合わせを通じて内容をブラッシュアップしながら、採用サイトの方向性を具体化していくことが、より納得感のあるサイト制作につながります。

採用サイトのRFPに関するよくある質問（FAQ）

Q1. RFPは必ず作成したほうがよいですか？

必ずしも作成しなければならないわけではありません。
ただし、採用サイトの目的や課題、必要なコンテンツなどを整理しておくことで、制作会社との認識を合わせやすくなります。
複数の制作会社を比較する場合にも、RFPがあると提案内容を比較しやすくなります。

Q2. 採用サイトのRFPには何を書けばよいですか？

採用サイトを制作する目的や背景、ターゲット、採用したい人物像、必要なコンテンツ、公開時期、予算、制作条件などを記載するとよいでしょう。
また、現在の採用活動で感じている課題や、制作会社から提案してほしいことも記載しておくと、より具体的な提案につながります。

Q3. RFPを作成する際に制作会社へ相談してもよいですか？

相談して問題ありません。
RFPは企業側の要望を整理するための資料ですが、制作会社との打ち合わせを通じて課題や必要なコンテンツが明確になることもあります。
特に採用サイトの構成やコンテンツについて決めきれていない場合は、制作会社の知見を取り入れながら整理するとよいでしょう。

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